W związku z wejściem w życie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (RODO) wraz z dniem 25 maja 2018 roku zmianie uległy europejskie i krajowe standardy ochrony danych osobowych.
Z tego względu Polenergia Dystrybucja Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie („Spółka” lub „Administrator”) podjęła odpowiednie kroki, aby dostosować się do nowych wymogów i zapewnić należytą ochronę danych osobowych swoich Kontrahentów, zgodnie z przepisami RODO.
Nasza Spółka dokłada wszelkiej staranności, aby adekwatnie zabezpieczyć dane osobowe swoich Kontrahentów w procesie realizacji zawieranych umów, jak również przekazywać wszystkim osobom, których dane osobowe przetwarza, wyczerpujące informacje o zakresie i sposobie przetwarzania ich danych.
W związku z powyższym, zgodnie z art. 13 RODO pragniemy poinformować, że:
I. Administratorem Pana/Pani danych osobowych jest: Polenergia Dystrybucja Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie (adres: ul. Krucza 24/26, 00-526 Warszawa), wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000103233, kapitał zakładowy: 14.494.000,00 zł, wpłacony w całości, NIP 587-15-40-127, REGON 192727078, e-mail: rododystrybucja@polenergia.pl
II. Ma Pan/Pani prawo dostępu do swoich danych, żądania ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo sprzeciwu wobec dalszego przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, a także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
III. Pana/Pani dane osobowe będą przetwarzane przez Spółkę wyłącznie w celach: 1) zawarcia i realizacji umów, w szczególności w związku z prowadzoną korespondencją służbową (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); 2) w sprawach dochodzenia roszczeń wynikających w umów, obrony przed tymi roszczeniami, a także w celach związanych z koordynowaniem i realizowaniem umów w ramach prawnie uzasadnionego interesu administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO); 3) w celu wystawienia i przekazania faktur, prowadzenia ksiąg rachunkowych i dokumentacji podatkowej, realizując obowiązki prawne ciążące na Administratorze (art. 6 ust 1 lit. c RODO).
IV. Dane osobowe przetwarzane będą przez okres obowiązywania umowy, a po jej rozwiązaniu lub po zakończeniu jej obowiązywania – przez okres przedawnienia roszczeń wobec Spółki lub kontrahenta.
V. Przewidywanymi odbiorcami Pana/Pani danych osobowych są podmioty należące do Grupy Polenergia, podmioty, którym Spółka powierzy przetwarzanie danych, oraz pracownicy i kontrahenci Spółki (firmy kurierskie, operatorzy pocztowi itd.) – w zakresie, w jakim jest to niezbędne do realizacji celów przetwarzania tych danych, a także podmioty, wobec których Spółka jest zobowiązana udostępnić dane na podstawie przepisów powszechnie obowiązujących.
VI. Podanie danych jest dobrowolne, jednak konsekwencją ich niepodania będzie niemożność zawarcia umowy.
VII. Administrator danych nie przewiduje zautomatyzowanego podejmowania decyzji na podstawie uzyskanych danych.
W związku z wejściem w życie z dniem 25.05.2018 r. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) („RODO”) informujemy, iż:
I. Administratorem Danych Osobowych jest Polenergia Dystrybucja sp. z o.o. z siedzibą: ul. Krucza 24/26, 00-526 Warszawa (dalej „Spółka” lub „Administrator”) z którym podmiot, w którym jest Pani/Pan zatrudniony (z którym Pani/Pan współpracuje) lub który Pani/Pan reprezentuje, zawarł umowę lub porozumienie o współpracy („Umowa”).
II. W razie jakichkolwiek pytań należy skontaktować się z nami pod adresem naszej siedziby lub bezpośrednio drogą elektroniczną (rododystrybucja@polenergia.pl).
III. Administrator przetwarza dane identyfikacyjne oraz dane kontaktowe wskazane w Umowie , które zostały udostępnione Administratorowi.
IV. Dane osobowe są przetwarzane w celu:
1. Realizacji Umowy oraz działań podjętych w celu jej zawarcia na żądanie osoby której dane dotyczą w której to podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a także art. 6 ust. 1 lit. c, czyli wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Spółce, jak również na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO, czyli zgody osoby, której dane dotyczą.
2. Realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora, w której to sytuacji podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a są to następujące działania:
a) w celach archiwalnych (dowodowych) będących realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu zabezpieczenia informacji na wypadek potrzeby wykazania prawidłowego działania;
b) ewentualne ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami;
c) kontaktu w sprawach organizacyjnych.
V. W innych przypadkach, dane osobowe będą przetwarzane wyłącznie na podstawie wcześniej udzielonych zgód, w zakresie i celu w nich określonych.
VI. Podanie danych oraz wyrażenie zgód na przetwarzanie danych osobowych ma charakter dobrowolny, ale jest konieczne do zawarcia Umowy, jej realizacji, wypełnienia obowiązków ustawowych nałożonych na Administratora bądź świadczenia usług w zakresie utrzymaniu kontaktów biznesowych z podmiotami danych osobowych przez Administratora.
VII. W każdej chwili przysługuje Państwu prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, które wskazujemy w ust. 2 lit. a) – e) opisanych powyżej. Administrator przestanie przetwarzać dane osobowe w tych celach, chyba że istnieją prawnie uzasadnione podstawy, których realizacja uniemożliwia zaprzestanie przetwarzania lub niezbędne będzie do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
VIII. Państwa dane będą przetwarzane przez okres, w którym mogą ujawnić się roszczenia związane z Umową przez ustalony na podstawie przepisów szczególnych okres przedawnienia roszczeń oraz okresów określonych odpowiednimi przepisami, a w przypadku zgody osoby której dane dotyczą do momentu jej wycofania.
IX. Państwa dane osobowe mogą zostać ujawnione w szczególności: podmiotom z grupy kapitałowej Administratora; partnerom biznesowym, czyli firmom, z którymi Administrator współpracuje; kurierom i operatorom pocztowym; organom władzy publicznej oraz podmiotom wykonującym zadania publiczne lub działającym na zlecenie władzy publicznej, w zakresie i celach, które wynikają z przepisów prawa; podwykonawcom Spółki (podmiotom przetwarzającym); pracownikom, współpracownikom; podmiotom świadczącym usługi księgowe, rachunkowe, informatyczne, prawne, konsultacyjne; agencjom marketingowym; podmiotom świadczącym usługi archiwizacji i niszczenia dokumentów itp.
X. Zgodnie z RODO, przysługuje Państwu:
1. prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
2. prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych;
3. prawo do usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania danych;
4. prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych;
5. prawo do przenoszenia danych;
6. prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem, jeśli przetwarzane danych odbywa się na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą lub na podstawie art. 9 ust. 2 lit a RODO;
7. prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych).
XI. Administrator nie przekazuje danych osobowych poza obszar Europejskiego Obszaru Gospodarczego ani do organizacji międzynarodowych. W przypadku gdyby jednak taka sytuacja miała miejsce w przyszłości, przetwarzanie będzie się odbywało z wykorzystaniem standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską, w celu zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony danych wymaganego przepisami prawa.
XII. Państwa dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.